Datenschutz beim SV Felm – kurz gesagt

• Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Tracker ein und verkaufen keine Daten.
• Schriften und Kartenbilder liegen auf unserem eigenen Server. Beim bloßen Besuch der Website werden keine Daten an Dritte übertragen.
• Der eingebettete Belegungskalender des Sportheims läuft auf unserem eigenen Server, ohne Cookies.
• Daten aus dem Mitgliedsantrag nutzen wir nur für deine Mitgliedschaft und den Beitragseinzug.
• Den Newsletter bekommst du nur, wenn du ihn selbst bestellt und bestätigt hast. Wir messen nicht, ob du ihn öffnest.

1. Verantwortlicher

Sportverein Felm e.V.
Dorfstraße 56
24244 Felm
E-Mail: info@sv-felm.de
Telefon: 04346 4291869

Der Verein wird durch den Vorstand nach § 26 BGB vertreten (siehe Impressum). Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht bestellen, weil bei uns weniger als 20 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG). Fragen zum Datenschutz richtest du an vorstand@sv-felm.de.

2. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website und unsere E-Mail-Postfächer liegen bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. Die Server stehen in Deutschland. Mit ALL-INKL besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf speichert der Server automatisch technische Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten brauchen wir, um die Website auszuliefern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach drei Monaten gelöscht.

3. Verschlüsselung

Die Website ist nur verschlüsselt über HTTPS erreichbar. Daten, die du in unsere Formulare eingibst, werden verschlüsselt übertragen.

4. Cookies und Einwilligungen

Wir verwenden nur Cookies, die für den Betrieb nötig sind, sowie Cookies, in die du einwilligst. Beim ersten Besuch fragt dich unser Cookie-Banner (Plugin „Complianz“, läuft auf unserem eigenen Server) nach deiner Entscheidung. Deine Auswahl speichern wir in Cookies wie cmplz_functional oder cmplz_marketing für 365 Tage, damit wir dich nicht bei jedem Besuch erneut fragen müssen.

Rechtsgrundlage für notwendige Cookies ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für alle anderen Cookies ist es deine Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Deine Einwilligung kannst du jederzeit über „Zustimmung verwalten“ unten auf der Seite ändern oder widerrufen. Welche Cookies im Einzelnen gesetzt werden, steht in der Cookie-Richtlinie.

5. Schutz vor Angriffen und Spam

Zum Schutz vor Angriffen nutzen wir das Sicherheits-Plugin „Kadence Security“ (früher „Solid Security“), das auf unserem eigenen Server läuft. Bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen oder auffälligen Anfragen speichert es IP-Adresse, Zeitpunkt und den verwendeten Benutzernamen und sperrt die Adresse gegebenenfalls vorübergehend. Unsere Formulare schützen wir mit einem unsichtbaren Prüffeld und einem Sicherheits-Token vor Spam. Dabei wird nichts an Dritte übertragen. Bei der Sportheim-Anfrage und der Helferbörse prüfen wir außerdem, ob das Formular nicht in wenigen Sekunden abgeschickt wurde, und speichern für eine Stunde einen nicht zurückrechenbaren Prüfwert deiner IP-Adresse, um massenhafte Anfragen zu begrenzen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Online-Mitgliedsantrag

Über unseren Online-Mitgliedsantrag kannst du dich und deine Angehörigen anmelden. Wir verarbeiten dabei:

• Personendaten: Anrede, Geschlecht, Titel, Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer, bei Angehörigen dieselben Angaben ohne Anschrift
• Mitgliedschaft: Eintrittsdatum, Art der Mitgliedschaft, gewünschte Sparten, Zahlungsturnus und der daraus berechnete Beitrag
• Bankdaten: Kontoinhaber:in und IBAN für das SEPA-Lastschriftmandat sowie deine Bestätigung, dass du Kontoinhaber:in bist oder mit deren Zustimmung handelst
• Bei Kindern und Jugendlichen: der Name der erziehungsberechtigten Person und ihre Zustimmung; bei Familien die Bestätigung, dass die weiteren Personen einverstanden sind
• Ermäßigung: ob eine Schwerbehinderung vorliegt, und gegebenenfalls der hochgeladene Nachweis
• deine Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos sowie freiwillige Notizen an uns

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir brauchen die Daten, um deine Mitgliedschaft zu begründen und zu verwalten und die Beiträge einzuziehen. Rechtsgrundlage ist die Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) in Verbindung mit unserer Satzung.

Angabe zur Schwerbehinderung: Diese Angabe ist ein Gesundheitsdatum und damit besonders geschützt. Sie ist freiwillig und dient nur dazu, den ermäßigten Beitrag zu berechnen. Wir verarbeiten sie nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen. Dann gilt ab dem Widerruf der reguläre Beitrag. Die Einwilligung erteilst du im Formular mit einem eigenen Häkchen, das nur bei dieser Angabe erscheint.

Wer die Daten erhält:

• unser 2. Kassenwart (Mitgliederverwaltung). Er bekommt eine kurze Benachrichtigung per E-Mail an anmeldung@sv-felm.de – ohne Bank-, Geburts- und Gesundheitsdaten – und ruft den vollständigen Antrag im passwortgeschützten Verwaltungsbereich der Website ab.
• die Leitung der von dir gewählten Sparte, derzeit bei Bogensport und Steel-Dart. Sie erhält nur Name, Kontaktdaten und Sparte, keine Bank- oder Gesundheitsdaten, damit sie dich zum Training einladen kann.
• du selbst per Eingangsbestätigung an deine E-Mail-Adresse. Die IBAN ist darin bis auf wenige Stellen unkenntlich gemacht.
• unsere Mitgliederverwaltung „MeinVerein“ (siehe Abschnitt 13)

Speicherdauer: Auf der Website speichern wir den Antrag nur so lange, bis er in unsere Mitgliederverwaltung übernommen ist, höchstens 90 Tage. In der Mitgliederverwaltung bleiben deine Daten für die Dauer der Mitgliedschaft. Nach deinem Austritt löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. 10 Jahre für Buchungsbelege nach § 147 AO). Zusätzlich legen wir deinen Antrag einschließlich des SEPA-Lastschriftmandats als PDF in unserem vereinsinternen Speicher ab (Nextcloud bei ALL-INKL in Deutschland). Darauf haben nur die zuständigen Vorstandsmitglieder Zugriff. Wir bewahren das PDF für die Dauer der Mitgliedschaft auf und löschen es nach deinem Austritt, sobald es als Nachweis nicht mehr gebraucht wird, frühestens 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug.

Kinder und Jugendliche: Für Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren stellt eine erziehungsberechtigte Person den Antrag oder stimmt ihm zu (§ 13 unserer Satzung). Sie entscheidet auch über die Einwilligung zu Fotos.

Den Antrag gibt es auch auf Papier. Für ihn gilt dasselbe wie oben beschrieben.

7. Änderung von Daten und Kündigung

Mit dem Formular „Änderung oder Kündigung der Mitgliedschaft“ verarbeiten wir Name, Geburtsdatum (damit wir dich eindeutig zuordnen können), E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie deine Nachricht, die geänderten Daten bzw. Kündigungstermin und betroffene Personen. Teilst du uns eine neue Bankverbindung mit, verarbeiten wir zusätzlich Kontoinhaber:in, IBAN und das neue Lastschriftmandat. Die Angaben gehen per E-Mail an unseren 2. Kassenwart – die IBAN steht nicht in der E-Mail, er ruft sie im passwortgeschützten Verwaltungsbereich ab. Du erhältst eine Eingangsbestätigung. Rechtsgrundlage ist die Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Auf der Website löschen wir die Einträge nach Bearbeitung, spätestens nach 90 Tagen. Zusätzlich legen wir deine Mitteilung als PDF in unserem vereinsinternen Speicher ab und löschen sie nach denselben Regeln wie den Mitgliedsantrag.

8. Anmeldung zu Turnieren und Veranstaltungen

Für Turnieranmeldungen, zum Beispiel beim Alt-Herren-Turnier, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Mannschaft, um das Turnier zu organisieren und dich zu informieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten löschen wir spätestens drei Monate nach der Veranstaltung. Für manche Turniere bieten wir zusätzlich eine WhatsApp-Gruppe an. Die Teilnahme ist freiwillig. Dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp (Meta).

Damit wir zum nächsten Turnier wieder einladen können, speichern wir Verein, Ansprechperson und E-Mail-Adresse von Vereinen, die teilgenommen haben oder eingeladen wurden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Über den Link in jeder Mail könnt ihr euch jederzeit abmelden, dann schreiben wir euch nicht mehr an.

Am Turniertag tragen Schiedsrichter und Turnierleitung die Ergebnisse über einen nicht öffentlichen Link auf dieser Website ein. Im öffentlichen Live-Ticker erscheinen nur Mannschaften, Spielstände und Tabellen. Damit nachvollziehbar bleibt, wer welches Ergebnis eingetragen hat, speichern wir in einem internen Protokoll den angegebenen Namen oder die Mannschaft, den Zeitpunkt und die Eingabe. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem korrekten Turnierablauf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolleinträge löschen wir nach 30 Tagen. Deinen Namen speichert außerdem nur dein Gerät, damit du ihn nicht jedes Mal neu eingeben musst.

Gastschützen im Bogenparcours: Wenn du dich online als Gastschütze anmeldest, verarbeiten wir Name, Verein, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, deinen Wunschtermin, deine Nachricht und deine Bestätigungen (Parcours- und Schießordnung, private Haftpflichtversicherung, Haftungsausschluss). Die Anmeldung geht per E-Mail an die Bogensport-Sparte (Spartenleitung und Gastschützenbetreuer), die deinen Besuch mit dir abstimmt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Bestätigungen bewahren wir als Nachweis auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Anmeldung automatisch drei Jahre nach ihrem Eingang. Die Nutzungsgebühr bezahlst du vor Ort per PayPal (QR-Code an der Tafel am Einschießplatz). Dabei gibst du deine Zahlungsdaten direkt an PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, weiter; es gelten die Datenschutzhinweise von PayPal. Wir erhalten von PayPal nur die Zahlungsbestätigung mit Name und Betrag.

9. Helferbörse

Auf der Seite „Mach mit“ kannst du dich für Helferschichten bei unseren Veranstaltungen eintragen. Dafür verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Handynummer (freiwillig) und deine Notiz. Wir nutzen sie, um die Schichten zu planen und dich bei Änderungen zu erreichen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit per E-Mail an vorstand@sv-felm.de widerrufen und dich so wieder austragen.

Auf der Website zeigen wir nur, wie viele Plätze noch frei sind, keine Namen. Deine Angaben sehen der Vorstand und die Personen, die die jeweilige Veranstaltung organisieren. Du bekommst eine Bestätigung per E-Mail. Wir löschen die Angaben automatisch 30 Tage nach der Veranstaltung.

10. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn du uns schreibst oder anrufst, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Wir löschen sie, wenn das Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Viele unserer Sparten-Adressen (z. B. bogensport@sv-felm.de) werden an die ehrenamtlichen Ansprechpersonen weitergeleitet.

11. E-Mail-Versand der Website

Bestätigungen und Benachrichtigungen aus unseren Formularen verschickt die Website über unser eigenes Postfach info@sv-felm.de beim Hoster ALL-INKL (Plugin „FluentSMTP“). Ein externer Versanddienst wird nicht eingesetzt.

12. Newsletter und Vereinsmitteilungen

Für Newsletter und Rundmails nutzen wir das Programm „FluentCRM“ direkt auf unserer Website. Die Daten liegen auf unserem Server bei ALL-INKL, ein externer Newsletter-Dienst wird nicht eingesetzt. Wir werten nicht aus, ob du eine Mail öffnest oder Links anklickst.

Newsletter: Wenn du dich anmeldest, speichern wir deine E-Mail-Adresse, freiwillig deinen Vornamen sowie Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung. Erst nach einem Klick auf den Link in der Bestätigungs-Mail bist du angemeldet (Double-Opt-In). Bestellen kannst du den Newsletter auf der Newsletter-Seite oder über einen freiwilligen Haken auch in anderen Formularen (zum Beispiel Mitgliedsantrag, Helferbörse, Sportheim-Anfrage, Turnier- oder Gastschützen-Anmeldung) – auch dann erst nach deiner Bestätigung. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Abmelden kannst du dich jederzeit über den Link in jeder Mail; danach löschen wir deine Adresse aus dem Verteiler, soweit wir sie nicht für einen anderen Zweck brauchen.

Vereinsmitteilungen für Mitglieder: Mitglieder bekommen notwendige Informationen zur Mitgliedschaft, zum Beispiel Einladungen zur Jahreshauptversammlung oder Hinweise zu Beiträgen, an die bei der Aufnahme angegebene E-Mail-Adresse. Dafür übernehmen wir E-Mail-Adresse und Namen aus unserer Mitgliederverwaltung. Rechtsgrundlage ist die Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Werbung oder den allgemeinen Newsletter bekommst du darüber nicht. Wenn du keine Vereinsmitteilungen per E-Mail möchtest, sag uns Bescheid; nach dem Austritt löschen wir dich aus diesem Verteiler.

13. Mitgliederverwaltung „MeinVerein“

Unsere Mitglieder und Beiträge verwalten wir mit der Software „WISO MeinVerein“ der Buhl Data Service GmbH, Am Siebertsweiher 3/5, 57290 Neunkirchen. Dorthin übertragen wir die Daten aus deinem Mitgliedsantrag. Buhl speichert sie in einem eigenen Rechenzentrum in Deutschland und verarbeitet sie ausschließlich in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich bleibt der SV Felm. Mit Buhl besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

14. Sportverbände und Sportversicherung

Als Mitglied im Landessportverband Schleswig-Holstein melden wir einmal im Jahr, wie viele Mitglieder wir haben – aufgeteilt nach Alter, Geschlecht und Sportart. Namen werden dabei nicht übermittelt.

Über den Landessportverband sind unsere Mitglieder bei Training und Wettkampf versichert. Hast du einen Sportunfall, geben wir die für die Schadensmeldung nötigen Angaben an die Sportversicherung weiter.

Nimmst du am Spiel- oder Wettkampfbetrieb eines Fachverbands teil (zum Beispiel Fußball, Tischtennis, Schießsport oder Bogensport), melden wir dich dort an, damit du eine Spielberechtigung oder einen Startpass bekommst. Dafür übermitteln wir Name, Geburtsdatum, Geschlecht und Verein, je nach Verband auch weitere Angaben wie ein Passfoto. Ergebnisse und Platzierungen veröffentlichen die Verbände in eigener Verantwortung.

Rechtsgrundlage ist deine Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an der Teilnahme am Sportbetrieb und an der Sportversicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

15. Belegungskalender und Anfragen für das Sportheim

Auf der Seite „Sportheim“ zeigen wir, an welchen Tagen das Sportheim schon vergeben ist. Der Kalender läuft auf unserem eigenen Server. Es wird keine Verbindung zu anderen Anbietern aufgebaut und es werden keine Cookies gesetzt. Private Feiern erscheinen nur als „belegt“, ohne Namen und Anlass.

Wenn du das Sportheim über unser Formular anfragst, verarbeiten wir die Angaben, die du dort machst: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Wunschtermin und Uhrzeit, Anlass, Personenzahl, ob du Mitglied bist, und deine Nachricht. Wir nutzen sie, um deine Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls einen Mietvertrag mit dir zu schließen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Deine Anfrage erhalten die für die Sportheim-Belegung zuständige Person und der Vorstand per E-Mail. Du bekommst eine automatische Eingangsbestätigung. Wir löschen die Anfrage automatisch 90 Tage nach dem gewünschten Termin. Kommt ein Mietvertrag zustande, bewahren wir ihn so lange auf, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

16. Belege einreichen und Mängel melden

Wenn du uns einen Beleg einreichst, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, die Angaben zur Ausgabe, den Beleg und, falls du eine Überweisung wünschst, deine Kontoverbindung, um die Ausgabe zu buchen und zu erstatten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Unterlagen legen wir in unserem vereinsinternen Speicher ab und bewahren sie nach den gesetzlichen Fristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO).

Wenn du einen Mangel meldest, verarbeiten wir deine Meldung, Fotos und, falls du sie angibst, deinen Namen und deine E-Mail-Adresse, um den Mangel zu beheben und Rückfragen zu klären (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte fotografiere keine Personen. Auf der Website löschen wir beide Arten von Einträgen nach 90 Tagen.

17. Karten und Links zu anderen Websites

Die Lagepläne von Sportplatz und Mehrzweckhalle sind Bilder auf unserem eigenen Server (Kartendaten © OpenStreetMap-Mitwirkende). Erst wenn du auf eine Karte klickst, öffnet sich Google Maps in einem neuen Fenster. Ab dann gelten die Datenschutzbestimmungen dieser Anbieter.

Dasselbe gilt für unsere Links zu Instagram, Facebook und WhatsApp sowie zu unserem Vereinsshop bei JAKO. Das sind einfache Links, keine eingebetteten Buttons oder Feeds. Beim Laden unserer Seite wird deshalb nichts an diese Anbieter übertragen. Beiträge von unserem Instagram-Konto übernehmen wir regelmäßig als normale Beiträge auf die Website; Texte und Fotos liegen dann auf unserem eigenen Server. Beim Lesen wird dabei keine Verbindung zu Instagram aufgebaut.

18. Veröffentlichungen über das Vereinsleben

Auf der Website berichten wir über Spiele, Turniere, Veranstaltungen und Versammlungen. Dabei können Namen, Ergebnisse und Fotos von Mitgliedern und Gästen erscheinen.

• Vorstand und Ansprechpersonen der Sparten: Wir veröffentlichen Name, Funktion und Vereins-E-Mail-Adresse, damit man sie erreichen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Private Telefonnummern, private E-Mail-Adressen und Fotos veröffentlichen wir nur mit schriftlicher Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Spielberichte und Ergebnisse: Namen und Platzierungen bei Wettkämpfen veröffentlichen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Darstellung des Vereinslebens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Fotos: Einzelaufnahmen und Fotos von Kindern und Jugendlichen veröffentlichen wir nur mit Einwilligung, etwa aus dem Mitgliedsantrag. Übersichtsaufnahmen von öffentlichen Veranstaltungen veröffentlichen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wenn du nicht (mehr) auf der Website erscheinen möchtest, schreib an vorstand@sv-felm.de. Wir entfernen den Beitrag oder das Foto dann zeitnah.

19. Datensicherung

Damit bei einem technischen Fehler nichts verloren geht, sichern wir die Website regelmäßig, einschließlich der Datenbank. Die Sicherungen liegen auf Servern unseres Hosters ALL-INKL in Deutschland. Ältere Sicherungen werden regelmäßig gelöscht bzw. überschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

20. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf

• Auskunft über deine bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

Eine formlose E-Mail an vorstand@sv-felm.de genügt.

Beschwerderecht: Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, www.datenschutzzentrum.de.

Stand: 8. November 2026